¿No se puede crear una encuesta con 4 o 5 opciones diversas y "piolas" para ver en qué momento conviene más? Hace varios años, en una lista de correo lo que hacíamos era plantear básicamente día y horario. Por ejemplo, poníamos opciones de "Sábado 9, Domingo 10, Sábado 16, Domingo 17, Sábado 23, Domingo 24" y, además, "12 hs, 13 hs, 14 hs, 15 hs, 16 hs". Claro que aquí se podría complicar un poco porque hay gente que no puede un sábado a las 16 hs pero sí un domingo a las 16 hs, pero bueno, es tan solo un bug del sistema

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También se podría hacer una encuesta por días, y una vez definido el día, hacer una encuesta por los horarios. Créase o no, esa organización fue más que exitosa hasta que finalmente todos nos amoldamos a un determinado día y horario y, así, hacíamos casi siempre reuniones mensuales de sábados a las 11 hs. Eran otros tiempos, por supuesto

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PD: Ahora que lo pienso, quizás también se podría preguntar por lugares de encuentro.